2 Motive pentru a completa foile de parcurs (2018)

 Autor: Dorin Chirea, expert contabil, CDI Accounting.

Foile de parcurs vă permit să deduceți integral cheltuielile cu autovehiculele firmei dumneavoastră.
Acest articol explică ce sunt foile de parcurs și cum le puteți completa rapid și corect.
Dacă deja cunoașteți ce sunt foile de parcurs și doriți să le completați mai ușor, puteți încerca aplicația web foiparcurs.ro: Încerc gratuit foiparcurs.ro pentru 30 de zile

Ce sunt foile de parcurs și de ce este bine să le completăm?

Din punct de vedere fiscal, foile de parcurs reprezintă un document prin care societățile justifică cheltuielile cu combustibilul ca fiind efectuate în scopul activității desfășurate.
Scopul acestui document este asigurarea deductibilității integrale a cheltuielilor cu autovehiculul.

Necesitatea completării acestui document este prevăzută în Codul fiscal: ART. 298 - Limitări speciale ale dreptului de deducere.
În lipsa completării foilor de parcurs, deductibilitatea este limitată la 50%.

Pentru o societate, foile de parcurs sunt un raport necesar pentru evidența și calculul consumului de combustibil, un element de eficientizare a costurilor prin permanenta comparație între consumul efectiv (real - înregistrat de autovehicul) și cel normat (calculat pe baza datelor disponibile privind consumului mediu și caracteristicile deplasării).

Ce trebuie să conțină o foaie de parcurs

Conform Codului fiscal, SECȚIUNEA a 2-a - Limitări speciale ale dreptului de deducere:

În vederea exercitării dreptului de deducere a taxei orice persoană impozabilă trebuie să dețină documentele prevăzute de lege pentru deducerea taxei și să întocmească foaia de parcurs care trebuie să conțină cel puțin următoarele informații: categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Acestea sunt informaţii minimale, în practică în foaia de parcurs sunt detaliate deplasările, cu numărul de km efectuați și respectiv cu caracteristicile deplasării (urban, extraurban, tip de drum) și modul de exploatare al automobilului (cu aer condiționat, în condiții de iarnă etc), pentru care utilizatorul declară un consum efectiv (determinat de obicei prin diferență la efectuarea plinului) iar prin intermediul foii de parcurs se calculează un consum normat (bazat pe consumul mediu și ajustat cu sporurile stabilite în funcție de caracteristicile deplasării).
De asemenea, în foaia de parcurs sunt cuprinse și alimentările cu combustibil, care vor fi probate prin intermediul bonurilor fiscale.

Ce cheltuieli se pot deduce

În mod impropriu se consideră ca foile de parcurs (și implicit FAZ) ajută doar pentru justificarea consumului de combustibil și asigurarea deductibilității TVA aferentă acestuia.

Foile de parcurs justifică toate cheltuielile generate de exploatarea unui autovehicul, începând cu TVA aferent achiziției și continuand cu cheltuielile și TVA aferente costurilor de întreținere și reparații, cu asigurările și mergând până la cheltuiala cu amortizarea.

Deși Codul fiscal nu condiționează deductibilitatea cheltuielii cu amortizarea de întocmirea foilor de parcurs, exista situații în practică în care inspectorii fiscali au considerat că în lipsa foilor de parcurs societatea nu poate justifica folosința autovehiculului în scopul desfășurării activității și au refuzat deductibilitatea cheltuielilor cu amortizarea, invocând Articolul 11, punctul 1 din Codul fiscal.

Ce este Fișa de Activități Zilnice (FAZ)

Fișa de activități zilnice este un raport opțional obținut prin centralizarea informațiilor din foile de parcurs la nivel de autovehicul intr-o lună.

Fisa de activități zilnice este utilă din punct de vedere fiscal, ea efectuând o legatură între consumul de combustibil (calculat și justificat în foile de parcurs) și numarul de kilometri parcurși (kilometrajul masinii), justificând astfel cheltuiala cu combustibilul înregistrată în evidența contabilă pe baza bonurilor de alimentare cu combustibil.

Practic se realizează legătura cerută de Codul fiscal intre : deplasare - scopul deplasării (în interesul activității firmei) - și consumul de combustibil (probat cu bonurile de alimentare), prin centralizarea în FAZ, permițându-se totodata si o comparație între consumul efectiv și cel normat, comparație care intărește justețea sumelor declarate.

De asemenea, acest raport oferă informații necesare societății în procesul de calculare a costurilor în ceea ce privește consumul de combustibil, prin urmărirea abaterilor consumului efectiv față de consumul normat.

Un exemplu de calcul al deducerilor

Societatea X are un automobil, pentru care are următoarele cheltuieli pe parcursul unui an calendaristic:

  • 2 plinuri de benzină pe luna, adică 100 de litri la 5 lei litrul, adica 500 de lei pe lună, total 6000 lei pe an.
  • O revizie de 1200 de lei.
  • O rovinietă de 120 de lei.
  • Asigurare tip RCA de 600 de lei.
  • Asigurare tip CASCO de 2000 de lei.
Total cheltuieli pe an, 9920 de lei.

Deducerile calculate în cazul în care societatea alege să nu completeze foile de parcurs

  • TVA aferent (benzină și revizii) - 1150 lei din care se deduce 50%, adica 575 lei
  • Cheltuileli nedeductibile - 4385 lei la care s-ar plăti un impozit de 701 lei.

Practic, la nivelul unui an, în exemplul nostru, pentru un singur automobil s-ar pierde 1276 lei atunci când nu se completează foile de parcurs.

Deducerile legate de achiziționarea unui automobil

În cazul în care se achiziționează un automobil nou, în lipsa întocmirii foilor de parcurs se pierde jumătate din TVA plătit furnizorului.
Chiar și în cazul în care automobilul este achiziționat din UE și se aplică taxare inversă, utilizatorul este obligat să-și ajusteze dreptul de deducere și să platească jumătate din TVA la bugetul statului dacă nu justifică folosința în interesul activității comerciale și nu întocmește foi de parcurs.

Dacă doriți să nu pierdeți aceste deduceri, vă recomandăm soluția cu care economisiți cel mai mult timp în completarea foilor de parcurs: aplicația foiparcurs.ro.

Cine trebuie să le completeze?

Am putea spune că orice societate sau entitate care urmărește costurile trebuie să întocmească foile de parcurs. Foaia de parcurs este o sursă de informații privind modul de exploatare a autovehiculului.

Dar rațiunea cea mai importantă o reprezinta asigurarea deductibilității fiscale. Orice societate care dorește să-și deducă integral TVA și costurile exploatării unui autovehicul trebuie să întocmească foi de parcurs, așa cum prevede Codul fiscal.

Vreau sa completez foile de parcurs. Ce optiuni am?

  1. Noi vă recomandam aplicația foiparcurs.ro.
    Aplicația foiparcurs.ro nu trebuie instalată, merge de pe telefon, laptop, calculator și tabletă. Aplicația vă ajută să completați rapid, corect și organizat foile de parcurs, pentru că se memorează traseele și calculează consumul și kilometrajul automobilului.
  2. Se pot completa semi-manual, într-o foaie excel. Nu este o îmbunătățire majoră față de formulare pre-tipărite, dar măcar se pot salva pe un calculator și se poate lua cu copy-paste. Totuși consumă timp, care nu se justifică dacă ținem cont de costul redus al soluțiilor software.
    Am "convertit" mulți utilizatori de excel să folosească aplicația foiparcurs.ro, pentru că s-au convins că economisesc timp mult mai valoros într-un an de zile, raportat la prețul anual infim al abonamentului per automobil.
    Vedeți aici ce spun clienții noștri despre aplicația foiparcurs.ro
  3. Se pot completa manual, pe formulare pre-tipărite. Deși aceasta este modalitatea clasică, presupune consum mare de timp, greșelile sunt greu de depistat și nu există o centralizare, nu se pot face raportări automate.

Este nevoie ca foile de parcurs să fie semnate și ștampilate?

Primim frecvent astfel de întrebări din partea clienților noștri. Ele sunt îndreptățite, având în vedere apetitul inspectorilor fiscali de a considera nedeductibile anumite cheltuieli.
Pe de altă parte, nu trebuie să cădem în extrema cealaltă. Dacă din punct de vedere fiscal nu sunt prevăzute anumite justificări, de ce le-am obține? Este un principiu de drept acela că dacă legea nu distinge, atunci nici noi nu trebuie să distingem.

Din punct de vedere fiscal regăsim prevederi cu privire la foile de parcurs în Codul fiscal la art. 298 - în Normele metodologice:

În vederea exercitării dreptului de deducere a taxei orice persoană impozabilă trebuie să dețină documentele prevăzute de lege pentru deducerea taxei și să întocmească foaia de parcurs care trebuie să conțină cel puțin următoarele informații: categoria de vehicul utilizat, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.

Din câte observăm, Codul fiscal nu solicită contrasemnarea din partea partenerului. Despre ștampilă nu mai vorbim, după cum cunoașteți s-a renuntat de ceva vreme la obligativitatea ștampilării documentelor.
Documentele prevăzute de lege pentru deducerea taxei se referă la bonul fiscal de alimentare, care trebuie să aibă înscris numărul autovehiculului și datele firmei beneficiare.

În plus, Codul fiscal prevede:

Utilizarea în scopul activității economice a unui vehicul cuprinde, fără a se limita la acestea: deplasări în țară sau în străinătate la clienți/furnizori, pentru prospectarea pieței, deplasări la locații unde se află puncte de lucru, la bancă, la vamă, la oficiile poștale, la autoritățile fiscale, utilizarea vehiculului de către personalul de conducere în exercitarea atribuțiilor de serviciu, deplasări pentru intervenție, service, reparații, utilizarea vehiculelor de test-drive de către dealerii auto.

După cum se poate observa, există și situații în care nu are cine să contrasemneze. Este cazul deplasării la locații unde firma are puncte de lucru, deplasarea pentru prospectarea pietei, etc.
Din punctul meu de vedere (întărit și de controalele la care am participat), justificarea consumului nu este dată de ștampilele și semnăturile de pe foile de parcurs, ci de bunul simț al datelor prezentate în acestea.
Orice inspector fiscal ce analizează foaia de parcurs își poate ușor da seama dacă rutele sunt reale sau nu. Am avut situații în care am întâlnit foi de parcurs pentru un automobil din care reieșea că șoferul nu a dormit și nu a s-a oprit din condus timp de câteva zile. Este evident că nu era așa.

Nu doresc să completez foile de parcurs. Este vreo problemă?

În afară de faptul că platiți mai mult, așa cum am explicat mai sus, este posibil ca inspectorii fiscali să considere că nu există nicio justificare a folosirii automobilului în scopul obținerii de venituri.

Noi vă recomandăm să treceți CUI-ul pe bonurile de bezină și să întocmiți și câteva foi de parcurs, ca să fiți sigur măcar de deductibilitatea de 50%.

Costul abonamentului

Costul anual al abonamentlui este de 25 de lei, plus 25 RON pentru fiecare automobil (+TVA).

  • Standard
  • Abonament anual
  • 25 RON / an
  • + 25 RON / an pentru fiecare automobil
  • Foi parcurs nelimitat
  • Puteți completa foi de parcurs din urmă
  • Firme nelimitat
  • Utilizatori nelimitat
  • Încerc gratuit pentru 30 de zile

*Dacă aveți multe automobile sau dacă sunteți deja client CDI Software, vă rugăm să ne contactați pentru a discuta oferta de preț.

Contact

Datele noastre de contact

SC CDI Software Solutions SRL
Strada Ilarie Chendi nr. 31-31A
Sector 2, Bucureşti
Tel: 0726 150 241
E-mail: office@cdigroup.ro

Cod Fiscal: RO 18602467
Număr de inregistrare la Registrul Comerţului: J40/6647/19.04.2006
Banca OTP BANK Suc. DOROBANTI - IBAN : RO98 OTPV 1300 0007 1434 RO01
Contul de trezorerie RO48 TREZ 7025 069X XX01 5473 deschis la trezoreria Sector 2

Urmăriți-ne pe platformele sociale

Termeni și condiții     Politica de confidențialitate

© 2018 CDI Software Solutions